Glossar · Digitale Buchhaltung

Ersetzendes Scannen

Beim ersetzenden Scannen werden Papierbelege digitalisiert und das Papieroriginal danach vernichtet; aufbewahrt wird nur noch die digitale Fassung.

Das ist zulässig, wenn das Verfahren dokumentiert ist und die digitale Fassung mit dem Original bildlich übereinstimmt, vollständig und lesbar ist und unveränderbar aufbewahrt wird. Eine Ablage auf einem Netzlaufwerk oder im Handy genügt dafür nicht; als Maßstab dient eine technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Ausgenommen sind unter anderem Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen; für einzelne Unterlagen können außersteuerliche Vorschriften das Original verlangen. E-Rechnungen werden ohnehin im elektronischen Original aufbewahrt.

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