Glossar · Buchhaltung und Abschluss
Aufbewahrungsfristen
Unternehmen müssen Bücher, Abschlüsse, Buchungsbelege und bestimmte Geschäftsunterlagen für eine gesetzlich festgelegte Dauer aufbewahren.
Wie lange, hängt von der Art der Unterlage ab: Für Bücher, Abschlüsse und Buchungsbelege gelten längere Fristen als für empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das maßgebliche Ereignis lag: bei Büchern die letzte Eintragung, beim Jahresabschluss seine Aufstellung, bei Belegen ihre Entstehung, bei Geschäftsbriefen der Empfang oder die Absendung.
Die Frist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft, etwa während einer Betriebsprüfung oder eines Einspruchs. Elektronisch eingegangene Unterlagen werden elektronisch aufbewahrt, unveränderbar und jederzeit lesbar. Papierbelege dürfen unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert und danach vernichtet werden.