Glossar · Digitale Buchhaltung
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in einem Unternehmen steuerlich relevante Unterlagen erfasst, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden.
Sie verlangt keine bestimmte Form, muss aber für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein. Üblich sind eine allgemeine Beschreibung sowie Beschreibungen der Anwendung, der technischen Systeme und des Betriebs. Gefordert ist sie besonders dort, wo Belege digitalisiert, Bargeschäfte erfasst oder Abläufe automatisiert werden. Sie muss den tatsächlichen Ablauf zeigen; ein Softwarehandbuch allein genügt nicht. Bei Änderungen wird sie angepasst, frühere Fassungen werden aufbewahrt.
Fehlt sie, wird die Buchführung nicht automatisch verworfen; es kommt darauf an, ob die Abläufe trotzdem nachvollziehbar sind. Zusammen mit anderen Mängeln kann sie aber eine Schätzung begründen.